שיעור 11 - הרצאה של אורח מתע"א

הרצאה של אורח מתעשייה האווירית

אני עובדת בתעשייה אווירית כ-4 שנים בתור מהנדסת תכנון ובקרה. רב הדברים של אורח מתעשייה האוורית
אני מכירה מקרוב, אך אני חושבת שכלים שהוצגו לא מוטעמים בצורה טובה בארגון. לדוגמא, מערכת ניהול
מסמכים NPI. היא מערכת שבה הפרויקט מנהל את המסמכים שלו לפי שלבי ההתקדמות. תהליך NPI הינו
מתודולוגיה לניהול פיתוח מוצרים חדשים בשוק תחרותי.

תהליך NPI - New Product Introduction תהליך זה מסייע בטיפוח רעיונות שפותחו בחברה, או כאלו שנולדו כתוצאה מדרישות הלקוחות והשוק. חברות מונעות לשפר את דרכי הפיתוח של מוצרים חדשים והכרתם בשוק, בשל תחרות ודרישות גוברות מצד לקוחות. תהליך ה-NPI מסייע בכך ע"י יצירת שפה משותפת בין כל העוסקים בנושא. התהליך מקל על ביצוע משימות ארגוניות, מסייע בחשיפת עיכובים אפשריים, ומניע ביצוע עקבי ושיפור מתמיד בחברה. בנוסף, תהליך ה-NPI מעניק שקיפות לפיתוח המוצר עבור ההנהלה. חסרונות מערכת NPI: רב הפרויקטים מנהלים את המסמכים שלהם במקומות אחרים, כמו תיקיות פנימית בשרת או sharepoint. יוצא כך, שמנהלים אותם מסמכים ב-3 מקומות שונים! זה גורם לבלבול, כי אנשי הפרויקט לא תמיד יודעים לאיזה מקום לגשת. במערכת NPI אין אפשרות לנהל טיוטות של המסמכים אלה צריך מיד לשים גרסאות סופיות של המסמך, ומשמתמשים בה יותר לצורך הצגה להנהלה על מנת להראות שהפרויקט מילה את הדרישות ובאיזה שלב הוא נמצא. יש לעשות הבדל בין מערכת מידע המיישמת את הרעיון של NPI לבין תהליך NPI. יתרונות תהליך NPI: הצגת המוצר לשוק בזמן – קיצור פרק הזמן שבין העלאת רעיון המוצר לבין ייצורו; ניהול שינויים ומחזורי חיים של מוצרים; תיקנון תצורה ומאפיינים של מוצרים בגרסאות שונות שיפור ייצוריות – הפיכת שלבי תהליך NPI לאוטומטיים; שילוב תכנית עבודה, תבניות מסמכים ופרמטרים למדידה; זיהוי והפחתת משך הזמן המושקע בפעילויות שאינן מוסיפות ערך; הענקת שקיפות לכל משתתפי הפרויקט למניעת שאלות אודות מטלות תלויות ועומדות; ריכוז מאמצים והגברת תפוקת המו"פ. צמצום עלויות הפרויקט – הגדרה, תכנון, מעקב וניהול עלות הפרויקט; הגדלת מספר הפרויקטים הניתנים לסיום במסגרת התקציב; זיהוי סיכונים ופתרונם במהירות; זיהוי ומניעת פעולות חוזרות; זירוז אימוץ התהליך ושיפור עקביות ביצועו. רווחיות גדולה יותר ממוצרים חדשים – שקיפות התהליך כלפי ההנהלה מאיצה את הטמעת התהליך בחברה; שיפור איכות הפרמטרים המדידים והפחתת זמן איסופם; התמקדות ביוזמות החשובות ביותר; החדרת המוצר השלם לשוק בזמן. לתהליך ה-NPI ארבעה שלבים מרכזיים: 1. ייזום הפרויקט – התחלה וניהול תקינים של הפרויקט והמשתנים המדידים שלו. הקמת צוות ראשוני הכולל אנשים מתחום ההנדסה, הייצור, שיווק, מכירות ואיכות, כדי להרכיב תכנית פרויקט ראשונית, לתכנן משאבים ולחשב שיקולי תמורות כלכליות ואפשרויות שימוש בגופים חיצוניים לחברה. 2. פיתוח תכנית עסקית – אימות רווחים עתידיים מהמוצר, וחישובי עלות / תועלת מהמשך הפרויקט. בשלב זה יש לחשב אפשרויות רווח מול סיכונים בשוק וסיכונים טכניים כדי להבטיח את החזר ההשקעה. 3. ביצוע הפרויקט – בשלב זה יש לפתח את המשתנים המדידים הדרושים לשלבים הבאים עד לסיום הפרויקט, כגון תכנית הפרויקט, אבני דרך ועלויות. משתנים אלו מתעדכנים במהלך הפרויקט. בנוסף, יש לבצע ניהול של המשאבים הדרושים כדי להשלים את הפרויקט בזמן ובמסגרת התקציב. 4. ביקורות – בדיקות וביקורות חוזרות לאורך הפרויקט נועדו להבטיח את קיום התנאים של כל שלב לפני המעבר לשלב הבא. ביקורות בשלבים שונים של הפרויקט יקבעו באם להמשיך את ההשקעה בו, ופגישות עסקיות שייערכו בין ביקורות אלו יבטיחו את ההתקדמות התקינה של הפרויקט, כדי לתת שקיפות אודות התקדמות הפרויקט לגורמים המעורבים בו ולהנהלה.

שיעור 3 - צוות שיפור

צוות שיפור

נושא של צוותי שיפור מאוד קרוב אליי, מכיוון  שאת פרויקט הגמר שלי בתואר ראשון עשיתי בנושא של צוותי השיפור בהנחיית מר רזי עפרון ומר יהודה ארד ז"ל. ולכן בבלוג זה רציתי לספר לכם קצת על הפרויקט שלי.

נושא הפרויקט הוא "חקירת תיקי צוותי שיפור בארגונים שונים וקביעת סטנדרטי עבודה באמצעות מערכת מידע D.N.A. ". הפרויקט חוקר עבודת צוותי השיפור בארגונים שונים ע"י מאפיינים של מערכות מורכבות, תורת הרשתות  וויזואליזציה. הייחודיות הפרויקט: שיטת מחשבה שלפיה פועלת מערכת מידע D.N.A. נשענת על מתודולוגיה של מערכות המורכבות.

על מנת להצליח הארגון חייב לאמץ לעצמו כלים ניהוליים חדשים המתאימים לרוח התקופה. גישה אשר תוכל לספק כלים לקבלת החלטות מהירה, קבלת תמונת מצב ארגונית ברורה ויכולת לנתח השפעות של שינויים בארגון עוד לפני ביצועם. בשנים האחרונות מתגבשת תפיסה מובנת לעבודת צוות שיפור, ארגונים רבים מאמצים שיטה זו ומגלים את  האפקטיביות הרבה במימושה. בעולם של אי וודאות, דינאמיות ותנאי סביבה משתנים, ארגונים מחויבים להתנהל על-פי מאפייני תורת המורכבות בכדי לשרוד. לפי טענתו של רזי עפרון, קיים קשר בין מורכבות לבין היכולת  של צוותי שיפור לתת מענה לצרכים מיוחדים ולאתגרים שמציב בפנינו בעולם המצוי על גבול הכאוס עולה בהרבה על חסרונותיו של צוות שיפור. מטרות הפרויקט נגזרו מנושאים בעיתיים הקיימים בשטח אשר הוצגו ע"י  יוזם הפרויקט – מר יהודה ארד, אשר משמש כיו"ר האגודה הישראלית לצוותי שיפור. הוא בעל ניסיון עשיר בייזום והפעלת צוותי שיפור. 

מטרות הפרויקט:

1     יצירת תבנית של שלבי תהליך

·         זיהוי תהליכים משותפים לצוותי שיפור

·         יצירת שפה אחידה לטובת תבניות שלבי עבודה

·        סטנדרטיזציה של תהליכים

2.      האם נוצר ידע חדש

·         בדיקה האם נוצר ידע חדש במהלך עבודת צוות שיפור

3      ייעול תהליכים

·         יכולת להגיע לחיסכון בזמן

·         תמיכה ותפעול יעיל יותר

4      התאמת מערכת מידע  D.N.A.לצוותי שיפור

·         ניהול שוטף של עבודת הצוות

·         יצירת מפרט עבודה ממוחשב

·         בקרה והסקת מסקנות על עבודת הצוות ברמה ניהולית

      את הפרויקט עשיתי בעזת מערכת מידע D.N.A. שהיא מקשרת בין שלבי התפתחות רשתות האדם לבין שלי התפתחות רשתות בארגון. 

צירפתי לכם מספר שקפים מהמצגת של הפרויקט שבהם ניתן לראות צילומי מסך של מערכת מידע .D.N.A

שיעור 1 - איך זה התחיל

קורס ניהול ידע- איך זה התחיל

כאשר נרשמתי לקורס "ניהול ידע" היה לי קשה לדמיין מה בדיוק אנו הולכים ללמוד.

שאלתי את עצמי: איך אפשר לנהל ידע? מה בדיוק אנו הולכים ללמוד בקורס הזה? ואז בהרצאה הראשונה הבנתי שקורס "ניהול ידע" שייך לעולם המודרני, ובסופו של השיעור, הבנתי שאני לא יודעת כל כך הרבה דברים בעולם הוירטואלי!!!

קורס "ניהול ידע" הזכיר לי קצת קורס אחר שלמדתי בתואר ראשון הנקרא "מערכות מורכבות" (מרצה מר רזי עפרון) שבו למדתי על ייצור ידע חדש, תורת הרשתות, מערכות כאותיות ויזואליזציה, ייעול תהליכים בארגון וכו'. הייה לי מעניין האם אכן יש קשר בין שני המושגים האלה, ניהול הידע ומערכות מורכבות, ואז מצאתי בלוג של ד"ר אלון הסגל, אשר דיבר על היכולת של ארגון בעל מבנה מסורתי, לנהל ידע נפגמת, קרוב לוודאי, לא רק בגלל תהליכי ניהול לא תקינים או בגלל חוסר בידע, אלא בגלל פרדוקס השליטה בארגון הנובע בין השאר ממבנה ארגוני שאינו מתאים לניהול תהליכים וחלוקת תפקידים שאינה מתאימה עוד לארגון הרוצה לשרוד ולהצליח בעידן הידע. לעומת זאת דווקא ארגונים בעלי מאפייני מערכת-מורכבת-מסתגלת, יכולים להגיע ליכולת מוכחת של ניהול ידע, תוך שיפור בתהליכי תעבורת הידע והאינטגרציה בין העובדים. ארגונים אלו יהיו בעלי יכולת טובה יותר להגיב נכון ומהר יותר לשינויים דינאמיים בסביבה.

אני חושבת שקורס "ניהול ידע" יכול לתרום רבות לידע שלנו ומאוד מסקרן אותי איזה דברים מעניינים נלמד בהמשך!

אני מתחילה את המסה שלי!

שיעור 12 - מפת חשיבה

מפת חשיבה

הגענו לשיעור האחרון. המהלך הקורס למדנו המון דברים חדשים שתרמו לי באופן אישי המון. לדוגמא, בשיעור הזה הוצגה לנו תוכנה חדשה הנקראת XMIND שבעזרתה אפשר לבנות מפת חשיבה. אז מה זה בעצם מפת חשיבה?

מפת חשיבה (Mind Map) היא כלי לתעוד וארגון תהליכי חשיבה בצורה גרפית. המפה מסייעת למפות את האלמנטים השונים של תהליך החשיבה (מילים, רעיונות, משימות וכדומה) בצורה מאורגנת. מבנה המפה הוא היררכי, כך שכל אחד מהאלמנטים יוצר ענף או תת-ענף לפי הקשרו בתהליך. צורתה הגרפית של המפה מסייעת לשמירת הסדר ולזכירת התהליך על הסתעפויותיו.העוזרת לארגן קבצים אישיים במחשב בצרה הנוחה.
השלב הבא אחרי מצגות
מפת חשיבה היא כלי המאפשר תיעוד של כל תהליך חשיבה. כך ניתן למפות מחשבות, רעיונות, תחילת פרויקטים וכו' תוך הפעלת מחשבה אינטואיטיבית. המפה יכולה לגדול בכל ענף, בכל שלב. שילוב צבעים, סמלים ותמונות עוזר לבהירות המחשבה, ההצגה והתקשורת ומאפשר לראות קשרים בין ענפים שונים. בשלב המצגת ניתן לסגור את כל הענפים מתחת לענף המרכזי להקטנת העומס החזותי, לפתוח אותם ולהסביר אותם אחד אחד ולסגור ענפים לפי הצורך בהמשך.

בעזרת מפת החשיבה ניתן לפשר תהליך הלמידה ואת הזיכרון

תמונה שווה אלף מלים - מפת חשיבה מסייעת ללמידה - מיפוי החומר הנלמד מאתגר את המוח ומגביר את הסיכוי שהמידע ישמר בזיכרון טווח ארוך. הוספת תמונות קשורות, עוזרת ליצור קשרים חדשים בין פרטי החומר הנלמד ומסייעת לזכור תמונה חזותית של חומר הבנוי ממילים ומספרים בלבד.

בתוכנת XMIND יש שליטה גבוהה בעיצוב הזרועות

בכל זרוע וכל מפה ניתן להוסיף צבע לזרוע, לצבוע את הנושאים/תת-נושאים עצמם, לשנות את הפונטים, להוסיף תמונה כנושא/תת-נושא, ולהוסיף אייקונים מוכנים או אייקונים שעשיתם בעצמכם (Markers). פשוט וקל.

לאחר ההרצאה החלטתי ללמוד באופן עצמאי על מפת החשיבה ואיך בונים אותה בתוכנת XMIND.

את התוצאה ניתן לראות בסרטון שלנו ב-YOUTUBE! :-)